Szoftvert vásárolt pályázati támogatásból? Így kezelje helyesen a könyvelésben

A vállalkozások digitalizációját támogató pályázatokban egyre nagyobb szerepet kapnak a különböző szoftverek, vállalatirányítási rendszerek, felhőalapú szolgáltatások és informatikai megoldások.

Különösen igaz ez a DIMOP Plusz konstrukciókra, amelyek keretében a vállalkozások többek között ERP- és CRM-rendszereket, elektronikus kereskedelmi megoldásokat, irodai alkalmazásokat, kiberbiztonsági szolgáltatásokat vagy más digitális megoldásokat vezethetnek be.

A támogatás elnyerése azonban önmagában nem határozza meg, hogyan kell az adott szoftvert könyvelni. A számviteli kezelés szempontjából elsősorban azt kell megvizsgálni, pontosan mit vásárolt a vállalkozás, milyen jogokat szerzett, és mennyi ideig jogosult a szoftver használatára.

Nem minden szoftver kerül ugyanúgy a könyvelésbe

Az egyik leggyakoribb tévedés, hogy minden pályázatból megvásárolt szoftvert automatikusan immateriális jószágként kell nyilvántartásba venni.

Ez nem feltétlenül igaz.

A könyvelési módot nem az dönti el, hogy a szoftver pályázatból került-e finanszírozásra, hanem a beszerzés tényleges tartalma.

Alapvetően három gyakori esettel találkozhatunk:

1. Szoftver vagy szoftverhasználati jog beszerzése

Ha a vállalkozás olyan szoftvert vásárol, illetve olyan használati jogot szerez, amely tartósan – egy éven túl – szolgálja a vállalkozás tevékenységét, akkor jellemzően felmerül annak immateriális jószágként történő aktiválása.

A konkrét besorolás attól is függ, hogy a vállalkozás magát a szoftverterméket szerzi meg, vagy annak használatára vonatkozó jogot.

Az aktivált szoftver bekerülési értékét ezt követően nem egy összegben számolják el költségként, hanem a számviteli politikában és a várható hasznos élettartam alapján meghatározott időszak alatt értékcsökkenési leírásként jelenik meg a ráfordítások között.

2. Előfizetéses, felhőalapú szoftver – SaaS

Napjaink pályázataiban egyre gyakoribbak az olyan megoldások, ahol a vállalkozás valójában nem vásárolja meg a szoftvert, hanem meghatározott időszakra hozzáférést kap egy szolgáltatáshoz.

Tipikus példák lehetnek:

• Microsoft 365 és más irodai felhőszolgáltatások,
• felhőalapú CRM- és ERP-rendszerek,
• online számlázó- és ügyviteli rendszerek,
• webáruház-szolgáltatások,
• tárhely- és felhőszolgáltatások,
• végpontvédelmi és egyéb kiberbiztonsági szolgáltatások.

Ilyenkor a vállalkozás jellemzően nem szerez tulajdonjogot a szoftver felett, hanem annak használatára jogosult az előfizetési időszak alatt.

Ez számviteli szempontból lényeges különbség.

Az ilyen konstrukció sok esetben igénybe vett szolgáltatásként kezelendő, és amennyiben a kifizetett díj több üzleti évet érint, szükség lehet annak időbeli elhatárolására is.

3. Egyedi szoftverfejlesztés

Más a helyzet akkor, amikor a vállalkozás számára egyedi informatikai rendszer vagy szoftver készül.

Ilyenkor részletesen meg kell vizsgálni a szerződést, különösen azt, hogy:

• ki rendelkezik az elkészült szoftverhez kapcsolódó jogokkal,
• milyen felhasználási jogokat kap a megrendelő,
• a fejlesztés eredményeként létrejön-e önállóan azonosítható eszköz,
• a rendszer várhatóan mennyi ideig szolgálja a vállalkozás tevékenységét.

Ezek alapján dönthető el az egyedi fejlesztés megfelelő számviteli besorolása és az, hogy szükséges-e annak aktiválása.

Mi történik a bevezetési és testreszabási költségekkel?

Egy vállalatirányítási rendszer bevezetése általában nem csak magából a szoftverből áll.

A számlán vagy a szerződésben külön tételként megjelenhet például:

licencdíj, rendszerbevezetés, paraméterezés, testreszabás, adatimport, migráció, integráció, oktatás, tanácsadás vagy támogatási szolgáltatás.

Ezek számviteli kezelése sem feltétlenül azonos.

Az eszköz rendeltetésszerű használatbavételéhez közvetlenül kapcsolódó, megfelelően dokumentált tételek bizonyos esetekben a bekerülési érték részét képezhetik, míg más szolgáltatásokat külön költségként kell elszámolni.

Ezért különösen fontos, hogy már a szerződés és a számla is megfelelően részletezze a teljesítés tartalmát.

És hogyan könyveljük magát a pályázati támogatást?

Itt válik igazán érdekessé a kérdés.

A támogatásból finanszírozott szoftver és a támogatás számviteli elszámolása két egymással összefüggő, de külön vizsgálandó kérdés.

Ha a támogatás beruházáshoz, illetve aktivált eszköz beszerzéséhez kapcsolódik, a támogatás számviteli elszámolása során biztosítani kell az összemérést az eszközhöz kapcsolódó költségek, ráfordítások – jellemzően az értékcsökkenés – elszámolásával.

Ez azt jelenti, hogy egy több éven keresztül értékcsökkenő szoftverhez kapcsolódó támogatás hatása sem feltétlenül jelenik meg teljes egészében egyetlen üzleti év eredményében.

Más lehet ugyanakkor a helyzet egy olyan támogatott szoftver-előfizetésnél, amelyet a vállalkozás szolgáltatásként számol el.

A pályázati elszámolhatóság tehát nem azonos a számviteli elszámolással.

Attól, hogy a pályázati felhívás egy szoftver vagy szolgáltatás teljes költségét elszámolható költségnek tekinti, a vállalkozás könyveiben még a számviteli szabályok szerint kell azt kezelni.

Példa: 18 hónapos felhőszolgáltatás pályázatból

Tegyük fel, hogy egy vállalkozás egy DIMOP Plusz projekt keretében 18 hónapra vásárol felhőalapú vállalatirányítási szolgáltatást, és a szolgáltató a teljes időszak díját egy összegben számlázza ki.

Pályázati szempontból – amennyiben a felhívás és a támogatási dokumentumok ezt lehetővé teszik – a teljes 18 hónapos szolgáltatás támogatható lehet.

Ez azonban nem jelenti automatikusan azt, hogy a könyvelésben is a teljes összeg azonnal egyetlen időszak költsége lesz.

Ha a szolgáltatás több üzleti évet érint, a könyvelés során vizsgálni kell az időbeli elhatárolás szükségességét, hogy az adott időszak eredményét ténylegesen az arra az időszakra jutó szolgáltatási díj terhelje.

Mire érdemes különösen figyelni DIMOP Plusz projektnél?

A digitális pályázatok esetében már a beszerzés előtt célszerű összehangolni a pályázati, szerződéses, számlázási és számviteli szempontokat.

Különösen fontos ellenőrizni:

• pontosan mit tartalmaz a támogatott digitális megoldás;
• szoftverbeszerzésről, használati jogról vagy szolgáltatásról van-e szó;
• egyszeri vagy időszakos díjat fizet-e a vállalkozás;
• milyen időszakra szól a licenc vagy előfizetés;
• mikor történik a rendszer üzembe helyezése;
• mely tételek kapcsolódnak közvetlenül az üzembe helyezéshez;
• szükséges-e időbeli elhatárolás;
• hogyan történik az esetlegesen aktivált szoftver értékcsökkenése;
• hogyan kapcsolódik mindehhez a kapott támogatás elszámolása.

A számla megnevezése önmagában nem mindig elég

A „szoftver”, „licenc”, „informatikai szolgáltatás” vagy „rendszerfejlesztés” megnevezés önmagában sok esetben nem ad elegendő információt a megfelelő könyveléshez.

Érdemes ezért a könyvelő rendelkezésére bocsátani a szerződést, megrendelést, licencfeltételeket és szükség esetén a pályázati dokumentáció releváns részét is.

Egy 3 éves szoftverhasználati jog és egy 3 éves felhőszolgáltatás ugyanis gazdasági tartalmában és számviteli kezelésében is eltérhet egymástól – még akkor is, ha mindkettőt a hétköznapi szóhasználatban egyszerűen „szoftvernek” nevezzük.

Pályázati elszámolás ≠ könyvelés

Talán ez a legfontosabb üzenet.

A támogatási program elszámolási szabályai azt határozzák meg, hogy egy költség elszámolható-e a projektben. A számviteli szabályok pedig azt, hogy az adott gazdasági eseményt hogyan kell megjeleníteni a vállalkozás könyveiben és beszámolójában.

A kettőnek természetesen összhangban kell lennie, de nem szabad összekeverni őket.

Ezért egy pályázatból finanszírozott szoftver beszerzésekor célszerű már a szerződéskötés és a számlázás előtt egyeztetni a könyvelővel is. Egy megfelelően kialakított szerződés, pontos számlatartalom és dokumentált üzembe helyezés jelentősen megkönnyítheti mind a könyvelést, mind a későbbi pályázati elszámolást.

A pályázati támogatásból megvalósított szoftverfejlesztések könyvelésére nincs egyetlen, minden esetre alkalmazható séma.

Először azt kell eldönteni, mit szerzett a vállalkozás: eszközt, használati jogot vagy szolgáltatást.

Csak ezt követően határozható meg helyesen az aktiválás, az értékcsökkenés, az időbeli elhatárolás és a kapcsolódó támogatás számviteli kezelése.

A digitális pályázatoknál ezért a pályázati és a számviteli tervezésnek már a projekt megvalósítása során érdemes találkoznia – nem csak akkor, amikor a számla már a könyvelő asztalán van